SINJAI, UNHAS.TV - Inovasi hadir dalam kegiatan Kuliah Kerja Nyata (KKN) Universitas Hasanuddin melalui program digitalisasi arsip desa di Desa Sanjai, Kecamatan Sinjai Timur, Kabupaten Sinjai.

Alfian Marzuki, mahasiswa Program Studi Ilmu Pemerintahan angkatan 2022, menginisiasi program kerja bertajuk “Digitalisasi Arsip Menggunakan Google Drive dan Google Spreadsheet”. 

Program ini bertujuan untuk mengalihkan pengelolaan arsip desa dari sistem manual ke sistem digital berbasis cloud. Sistem ini memungkinkan perangkat desa untuk mencari dan membuka dokumen secara cepat melalui satu klik tautan.

Seluruh dokumen penting desa seperti surat menyurat, laporan kegiatan, dan data administratif diunggah ke Google Drive, lalu ditautkan ke dalam Google Spreadsheet yang berfungsi sebagai katalog digital. 

“Melalui program ini, saya berharap administrasi desa menjadi lebih tertata, mudah diakses kapan saja, serta aman dari risiko kehilangan atau kerusakan,” ujar Alfian Marzuki, selaku pelaksana program.

Program ini mendapat sambutan positif dari perangkat Desa Sanjai, yang selama ini mengelola arsip secara konvensional.

“Kami sangat menyambut baik program ini karena sangat membantu dalam pengelolaan arsip. Sebelumnya, kami harus membuka banyak map atau dokumen fisik saat mencari satu arsip.

"Sekarang, cukup buka laptop atau HP, klik link, dan dokumennya langsung muncul,” tutur Sekretaris Desa Sanjai, Andi Sudarman SIP.

Ia juga menambahkan bahwa sistem ini memudahkan koordinasi antarperangkat desa dan mempercepat pelayanan administrasi kepada masyarakat.

Langkah-langkah digitalisasi dilakukan mulai dari proses scanning arsip fisik, pengunggahan ke Google Drive, hingga penyusunan katalog di spreadsheet dengan data nama dokumen, kategori, tanggal, dan tautan langsung.

Program ini menjadi awal penting menuju tata kelola desa yang berbasis digital dan modern. “Kami berharap sistem ini bisa dilanjutkan dan dikembangkan lagi, karena sangat efisien dan sesuai kebutuhan desa ke depan,” tutup Andi Sudarman.

Dengan program ini, Alfian Marzuki tidak hanya menghadirkan inovasi, tetapi juga memberikan kontribusi nyata terhadap peningkatan kapasitas administrasi desa.

Harapannya, inovasi ini menjadi model yang bisa diterapkan oleh desa-desa lain di wilayah Kabupaten Sinjai dan sekitarnya. (*)