MAKASSAR, UNHAS.TV - Rumah Sakit Gigi dan Mulut Universitas Hasanuddin (RSGM Unhas) kembali menghadirkan inovasi dalam transformasi digital rumah sakit melalui implementasi One Click Claim ECOSYS, sebuah sistem yang dikembangkan untuk mengintegrasikan dan menyederhanakan proses pengelolaan dokumen klaim BPJS Kesehatan.
RSGM Unhas menjadi rumah sakit pertama yang menggunakan sistem tersebut sekaligus berperan dalam merancang konsep, alur kerja, dan kebutuhan aplikasi berdasarkan proses klaim BPJS di rumah sakit.
Implementasi ECOSYS merupakan bagian dari upaya RSGM Unhas membangun tata kelola rumah sakit yang semakin efektif, efisien, transparan, dan berbasis digital.
Inovasi ini tidak hanya diarahkan untuk mempercepat pekerjaan administrasi, tetapi juga membantu meningkatkan kualitas pengelolaan klaim, memperkuat verifikasi internal, mengurangi risiko ketidaklengkapan dokumen, serta mendukung keberlanjutan finansial rumah sakit.
RSGM Unhas mulai menggunakan ECOSYS sejak Juni 2024. Tahun tersebut menjadi periode awal implementasi sekaligus penyesuaian sistem terhadap kebutuhan pelayanan dan proses klaim di rumah sakit.
Dari Proses Manual Menuju One Click Claim
Sebelum proses terintegrasi, pengelolaan klaim membutuhkan sejumlah tahapan administratif. Tim Casemix harus mengakses aplikasi rumah sakit dan aplikasi BPJS secara terpisah, membuka menu dan dokumen satu per satu, melakukan review dan download berkas, serta membuat folder pasien secara manual.
Kondisi tersebut tidak hanya membutuhkan waktu, tetapi juga berpotensi meningkatkan pekerjaan berulang dan risiko ketidaksesuaian berkas.
Melalui One Click Claim ECOSYS, proses tersebut disederhanakan dengan menghimpun berbagai dokumen pendukung klaim dalam satu workflow digital.
ECOSYS terintegrasi dengan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) RSGM Unhas melalui web service. Sistem dapat mengambil dan menghimpun sejumlah dokumen yang dibutuhkan dalam proses klaim, meliputi Health Event Report, Individual Letter Report, SEP Report, SOAP Report, serta laporan penunjang.
Dengan konsep tersebut, petugas tidak lagi harus menghabiskan banyak waktu untuk mencari dan mengunduh berbagai dokumen secara terpisah.
Keunggulan One Click Claim ECOSYS
Salah satu kekuatan utama ECOSYS adalah pengumpulan dokumen secara terpusat. Seluruh dokumen yang diperlukan dalam proses klaim dapat dihimpun dalam satu sistem sehingga mempermudah tim Casemix melakukan pemeriksaan.
Kedua, sistem membantu melakukan rekap berkas secara lebih otomatis, sehingga pekerjaan administratif yang sebelumnya dilakukan secara manual dapat dikurangi.
Ketiga, dokumen tersusun berdasarkan jenis laporan, seperti Health Event Report, Individual Letter Report, SEP Report, SOAP Report dan Penunjang Report. Struktur tersebut memudahkan petugas mengetahui dokumen yang tersedia untuk setiap pasien.
Keempat, ECOSYS membantu pemeriksaan kelengkapan dokumen. Tim Casemix dapat lebih mudah mengetahui dokumen yang sudah tersedia maupun yang masih perlu dilengkapi sebelum klaim diajukan.
Kelima, sistem membantu menampilkan informasi mengenai dokumen yang belum tersedia, sehingga kekurangan berkas dapat ditelusuri dan dikoordinasikan dengan unit pelayanan terkait.
Keenam, tersedianya berbagai dokumen dalam satu workflow mempermudah petugas melakukan evaluasi kesesuaian antardokumen, termasuk informasi pelayanan, diagnosis, tindakan, resume medis, SOAP dan pemeriksaan penunjang.
Ketujuh, sistem meningkatkan efisiensi kerja tim Casemix karena waktu yang sebelumnya digunakan untuk mencari, membuka, mengunduh, dan menyusun dokumen dapat dialihkan untuk kegiatan yang lebih substantif seperti verifikasi, coding, analisis kesesuaian dan finalisasi klaim.
Kedelapan, proses tersebut diharapkan membantu meminimalkan risiko pending klaim, karena kekurangan maupun ketidaksesuaian dokumen dapat diketahui dan diperbaiki sebelum berkas diajukan kepada BPJS Kesehatan.
Dokumen evaluasi ECOSYS mencatat manfaat operasional berupa pengurangan pekerjaan rekap manual, penghematan waktu pencarian dokumen, pengurangan pekerjaan ulang akibat berkas tidak lengkap, percepatan pemeriksaan dan pengajuan klaim, serta potensi mengurangi pendapatan yang tertunda akibat pending klaim.
Proses Pengelolaan Klaim Menjadi Lebih Cepat
Implementasi ECOSYS menunjukkan potensi peningkatan produktivitas tim Casemix. Hasil evaluasi internal menunjukkan bahwa kecepatan pengumpulan dan pemeriksaan berkas meningkat hingga sekitar dua kali lipat. Dengan jumlah petugas dan waktu kerja yang sama, tim Casemix dapat memproses lebih banyak berkas.
Sebaliknya, apabila jumlah berkas tetap, waktu penyelesaian berpotensi berkurang hingga sekitar 50 persen.
Berdasarkan estimasi operasional internal, pada proses manual satu klaim membutuhkan waktu lebih dari 15 menit. Dengan waktu kerja efektif tujuh jam, seorang petugas diperkirakan dapat menyelesaikan sekitar 28 klaim per hari.
Dengan ECOSYS, waktu pengolahan satu klaim diperkirakan menjadi sekitar 6–10 menit, atau sekitar 42–70 klaim per petugas per hari.
Artinya, lima coder yang pada proses manual diperkirakan menangani sekitar 140 klaim per hari, dengan dukungan ECOSYS berpotensi menangani sekitar 210–350 klaim per hari, dengan catatan dokumen pelayanan telah dilengkapi secara tertib oleh seluruh unit terkait.
Untuk target sekitar 300 klaim per hari, proses manual diperkirakan membutuhkan sekitar 10–11 coder, sementara dengan ECOSYS target tersebut berpotensi dikelola oleh sekitar lima coder.
Angka tersebut merupakan estimasi operasional dan akan terus dievaluasi untuk memperoleh ukuran produktivitas yang semakin objektif.
Volume Pelayanan Naik, Pending Klaim Justru Menurun
Indikator lain yang menarik terlihat dari perbandingan data Januari–Agustus 2025 dan Januari–Agustus 2026. Pada Januari–Agustus 2025, tercatat 36.946 SEP dengan 2.140 pending claim, atau tingkat pending sebesar 5,79 persen.
