PANGKEP, UNHAS.TV — Di tengah tumpukan dokumen yang terus bertambah, mahasiswa Kuliah Kerja Nyata Tematik (KKN-T) Assamaturu Tonasa Gelombang 116 Universitas Hasanuddin memperkenalkan purwarupa website pengarsipan digital kepada PT Semen Tonasa di kantor pusat perusahaan, Kabupaten Pangkep, Sulawesi Selatan, Kamis (6/8/2026), sebagai solusi untuk mempercepat pencarian, pengelolaan, peminjaman, dan pelacakan lokasi arsip.

Gagasan itu lahir ketika mahasiswa berdiskusi dengan Tim Tanggung Jawab Sosial dan Lingkungan (TJSL) serta pengelola Gedung Arsip PT Semen Tonasa mengenai kendala yang kerap muncul dalam proses pencarian dan digitalisasi dokumen perusahaan.

Dari percakapan tersebut, Adrian bersama timnya menangkap satu persoalan mendasar, yakni arsip yang tersimpan dengan baik tetap dapat menyita waktu apabila petugas tidak memiliki sistem pencarian dan peta lokasi penyimpanan yang terintegrasi.

Mahasiswa Teknik Informatika itu kemudian menerjemahkan kebutuhan pengguna menjadi sebuah sistem yang bukan sekadar menyimpan berkas elektronik, melainkan juga menghubungkan identitas dokumen dengan posisi fisiknya di dalam gedung arsip.

“Setelah kami mempresentasikan hasil pengembangan, pihak PT Semen Tonasa menyambut baik website ini dan akan mengusulkannya sebagai inovasi untuk mendukung transformasi sistem digital perusahaan,” ujar Adrian.

Website tersebut dibangun melalui rangkaian identifikasi kebutuhan, observasi lapangan, perancangan arsitektur sistem, pengembangan perangkat lunak, pengujian fungsi, dan demonstrasi penggunaan kepada calon pengelola.

Di dalamnya tersedia fitur manajemen arsip digital, pengaturan akun pengguna, pencarian berdasarkan kategori atau kata kunci, serta mekanisme pengajuan dan persetujuan peminjaman dokumen.

Fitur yang paling menonjol adalah Digital Mapping yang memetakan tempat penyimpanan arsip berdasarkan gedung, lorong, dan rak, sehingga petugas dapat menemukan dokumen fisik melalui petunjuk lokasi yang tercatat dalam sistem.

Bukan Sekadar Memindahkan Kertas ke Layar

Dalam ilmu kearsipan, digitalisasi bukan hanya kegiatan memindai dokumen, tetapi proses menjaga konteks, identitas, autentisitas, keutuhan, keamanan, dan kemudahan temu kembali arsip sepanjang siklus hidupnya.

Mahasiswa KKN-T Unhas menghadirkan sistem arsip digital untuk mempercepat transformasi administrasi PT Semen Tonasa. (Ilustrasi: ChatGPT).

Arsip Nasional Republik Indonesia menempatkan metadata sebagai unsur penting pengelolaan arsip elektronik karena informasi seperti pencipta, waktu pembuatan, klasifikasi, status akses, dan riwayat perubahan diperlukan agar dokumen tetap autentik, utuh, tepercaya, serta mudah ditemukan kembali (ANRI).

Karena itu, apabila dikembangkan menjadi sistem operasional perusahaan, website buatan mahasiswa tersebut masih memerlukan penyempurnaan berupa standar metadata, klasifikasi dan retensi arsip, pembatasan akses berdasarkan kewenangan, pencatatan aktivitas pengguna, pencadangan berkala, enkripsi, serta prosedur pemulihan data ketika terjadi gangguan.

Pengujian lanjutan juga diperlukan untuk mengukur kecepatan pencarian, ketepatan hasil, keamanan sistem, kemudahan penggunaan, kapasitas penyimpanan, dan kemampuan aplikasi melayani banyak pengguna secara bersamaan.

Langkah tersebut penting karena preservasi digital menghadapi risiko yang berbeda dari arsip kertas, mulai dari kerusakan media penyimpanan, perubahan format berkas, serangan siber, kesalahan pengguna, hingga ketergantungan pada perangkat lunak tertentu (kajian preservasi digital ANRI).

Bagi PT Semen Tonasa, sistem yang teruji berpotensi mempersingkat waktu temu kembali arsip, meningkatkan ketertiban peminjaman, mengurangi risiko dokumen terselip, dan menyediakan jejak administrasi yang lebih mudah diaudit.

Inovasi ini sekaligus memperlihatkan bahwa kegiatan KKN dapat berkembang dari pengabdian konvensional menjadi laboratorium kolaborasi, tempat mahasiswa menerapkan ilmu komputasi untuk menyelesaikan persoalan nyata di lingkungan industri.

“Saya berharap inovasi ini benar-benar dimanfaatkan dan terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan ke depan,” kata Adrian.

Dari sebuah gedung arsip di Pangkep, para mahasiswa itu menghadirkan pesan ilmiah yang sederhana tetapi penting, yakni transformasi digital baru bernilai ketika teknologi dibangun berdasarkan kebutuhan pengguna, diuji secara berkelanjutan, dan mampu menjaga memori kelembagaan untuk masa depan.(*)